واجبات المساعد الإداري

واجبات المساعد الإداري كثيرًا ما تذهب إلى ما هو أبعد من مهام السكرتارية، وتشمل التعامل مع الأمور اللوجستية للمكتب، مثل طلب المعدات والبريد والأوراق التي تذهب داخل وخارج المنشأة، وتنسيق الجداول الزمنية بين الناس.

في كثير من الحالات، يكون المساعد الإداري مصدر للمعلومات مع الجمهور وعلى هذا النحو يتصرف أحيانًا باسم الشركة. بعض كبار المساعدين أيضًا يشرفون على المساعدين أو السكرتارية المبتدأين، وفي هذه الحالة قد يحتاج المساعد الإداري إلى إجراء تقارير أو عروض الأداء الدورية.

يساعد أيضًا المساعد الإداري في تدريب الموظفين الجُدد، خاصةً إذا كانوا سيتولون مهام إدارية، ويحتاج المساعد الإداري أيضًا إلى بعض المعرفة العملية مثل كيفية العمل مع مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية.

مجموعة المهارات

الأشخاص الذين يعملون في هذا المنصب يجب أن يكونوا جيدين في التفاصيل وقادرين على التعامل مع العديد من المهام في وقت واحد، لأنّهم غالبًا ما يكونوا مسئولين عن جداول متعددة وربما الإشراف على سير عدد من المشروعات في وقت واحد.

كما ينبغي للمساعد الإداري أيضًا أن يكون جيدًا مع الناس، لأن العمل يتطلب الكثير من التفاعل مع الناس في المكتب وكذلك العملاء.

أن يكون المساعد الإداري قادرًا على اتخاذ قرارات حاسمة والعمل بشكل مستقل هو جزء مهم من الوظيفة كذلك، حيث أنّ المساعد الإداري هو الشخص المسئول عن تحديد المستندات المهمة من المستندات التي يجب التخلص منها، ورسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها على مستوى المكتب، والأخرى التي تحتاج للتحويل إلى الإدارة العليا.

على رأس كل هذا، يجب على المساعد الإداري أن يكون جيدًا في التعبير وحسن الكتابة وجيد في استخدام التكنولوجيا، حيث يُطلب منهم في كثير من الأحيان الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتدقيق الوثائق والعمل مع قواعد البيانات.

الاختصاصات

يمكن للمساعد الإداري التخصص في قسم معين داخل المنشأة، مثل الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات، على الرغم من كون هذا أكثر شيوعًا داخل المنشآت الكبيرة.

المساعدين الإداريين التنفيذيين يعملون مع الإدارة العليا فقط في الشركة، ويمكن أن يكونوا مسئولين عن مجموعة من الناس، أو يعملون مع واحد فقط، وفي كلتا الحالتين، المساعد الإداري هو المسؤول عن التحكُّم في الوصول إلى المديرين التنفيذيين

يقوم المساعدون الإداريون بأداء العديد من الوظائف الأساسية في المكاتب، ومن بينها:المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الدليل،إدارة جرد الأصول والإمدادات، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للموردين، وتقديم الفواتيرالتنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل الإدارية والتشغيلية يوميًاجدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث وغيرها من الأنشطة المماثلةإرسال وتلقي البريد والطرودإعداد المراسلات التجارية (غالبًا باستخدام برامج معالجة النصوص، وجداول البيانات، وبرامج عرض الكمبيوتر)إرسال الفاكساتإدارة الملفاتالبحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسيةأداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجهإعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي.إرسال واستقبال استمارات الشركة

عتبر الموظفون المنتمون إلى هيئة المساعدين الإداريين في وضعية عادية لممارسة مهامهم بجميع الإدارات العامة التي يعملون فيها.و يخضع الموظفون المنتمون لهذه الهيئة لسلطة رئيس الإدارة التي قامت بتوظيفهم، ويتولى الرئيس المذكور تدبير شؤونهم وفقا للمقتضيات التشريعية والتنظيمية الجاري بها العمل.المادة 3يتولى المساعدون الإداريون ، حسب تخصصاتهم والإدارات التي يزاولون بها، المهام التنفيذية الأساسية التالية: - السهر على طبع المراسلات والوثائق المختلفة ؛- جمع وحفظ وترتيب المراسلات والوثائق والمستندات الإدارية الضرورية لحسن سير المصلحة؛- تنظيم وتدبير الكتابات الخاصة للمسؤولبن عن الوحدات الإدارية المختلفة؛- القيام بمهام استقبال وإرشاد وتوجيه المرتفقين؛- تنفيذ الأعمال والمهام الموكلة للمصالح المعينين بها.ويمكن أن تحدد بموجب قرار للسلطة الحكومية المكلفة بالوظيفة العمومية مهاماأخرى باقتراح من رئيس الإدارة المعنية.
منقول